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Autor Thema: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?  (Gelesen 832 mal)

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Offline Wunderlich

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Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« am: 30. Januar 2018, 15:13:05 »
Moin ihr Lieben,

ich habe vor ein paar Wochen bei meinem Jobcenter (Optionskommune) einen Antrag auf vollständige Akteneinsicht sowie Aushändigung einer Kopie meiner Akten beantragt.
Gestern erhielt ich von meiner Sachbearbeiterin ein Schreiben mit Termin, dass meinem Antrag auf Akteneinsicht stattgegeben wird.

Meine Leistungsakte interessiert mich dabei am wenigsten, weil die Berechnungen immer gestimmt haben.
Um so mehr aber meine Vermittlungsakte, weil zuletzt zwei Anträge auf einen Bildungsgutschein abgelehnt wurden. Da erhoffe ich mir aus der Akteneinsicht die (wahren) Gründe der Ablehnung zu erfahren, denn die bisher vorgelegten Gründe waren sehr unpräzise.

Des Weiteren wechseln bei mir alle 3-6 Monate der/die Sachbearbeiter/in. Gründe werden mir nicht genannt bzw. dass das normal hier sei.   
Weiß jemand zufällig, ob bei einem Wechsel eine Art Übergabe zwischen den Mitarbeitern stattfindet und gar ein Übergabeprotokoll angefertigt wird?
Falls ja würde ich gerne erfahren, was darin über mich steht.
Denn meine jetztige Sachbearbeiterin hatte letzten so komische Bemerkungen getätigt, dass ihre Vorgängerin sehr unzufrieden mit mir sei. Auf nachfragen meinerseits womit sie denn unzufrieden gewesen sei, ging sie aber nicht ein, 


Welche Bestandteile einer Akte sind wichtig und welche unwichtig?

Ich weiß, dass mal ein Persönlichkeitstest/ einne Bewertung meiner Person oder so durch meine Sachbearbeiterin vor dem abschließen einer Eingliederungsvereinbarung durchgeführt wurde.
Diese Ergebnisse und Feststellungen möchte ich gerne schriftlich ausgehändigt bekommen.
 
Sonst noch wichtige Sachen, auf die ich achten muss?


Vielen lieben Dank :*



[Edit: 10 Sekunden nach Erstellung dieses Beitrages, gab es schon 41 Aufrufe. Nach 30 Sekunden waren es schon über 80 und nach einer Minute schon 102. Scannen Bots gerade das Forum?]

Offline blaumeise

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #1 am: 30. Januar 2018, 15:34:49 »
Zitat von: Wunderlich am 30. Januar 2018, 15:13:05
sowie Aushändigung einer Kopie meiner Akten beantragt.
Dazu sollte dir klar sein, dass du zwar Kopien machen darfst - du, nicht das JC für dich -, aber dass du sie bezahlen musst im Jobcenter. Eine Alternative wäre, dass du die Seiten abfotografierst.

Zitat von: Wunderlich am 30. Januar 2018, 15:13:05
Welche Bestandteile einer Akte sind wichtig und welche unwichtig?
Blättere deine Akte durch und fotografiere das, was dich interessiert. Beurteilungen und Begründungen seitens des jeweiligen Fallmanagers sind interessant.

Zitat von: Wunderlich am 30. Januar 2018, 15:13:05
Weiß jemand zufällig, ob bei einem Wechsel eine Art Übergabe zwischen den Mitarbeitern stattfindet und gar ein Übergabeprotokoll angefertigt wird?
Keine Ahnung.

Offline Wunderlich

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #2 am: 30. Januar 2018, 17:09:36 »
Zitat von: Wunderlich am 30. Januar 2018, 15:13:05
sowie Aushändigung einer Kopie meiner Akten beantragt.
Dazu sollte dir klar sein, dass du zwar Kopien machen darfst - du, nicht das JC für dich -, aber dass du sie bezahlen musst im Jobcenter. Eine Alternative wäre, dass du die Seiten abfotografierst.

Soweit ich weiß gibt es bei meinem JC keine Papierakten mehr. Alles wird elektronisch gespeichert. Zumindestens was meine Vermittlungsakte angeht. Daher weiß ich nicht wie ich mir eine Kopie selber anfertigen kann. Selbst wenn es eine Papierakte gäbe. Denn der öffentlich zugängliche und für jeden kostenfrei nutzbare Kopierer steht auf dem Flur. In dem Büro meiner Sachbearbeiterin steht nur ein Drucker ohne Kopierfunktion. Ich bin also auf einen Ausdruck meiner elektronischen Akte im Büro angewiesen.

Dass das JC nach § 25 SGB X Abs. 5 Satz 2 Ersatz für die Anfertigung von Kopien verlangen kann ist mir bewusst. Hab mal was von 50 Cent gelesen. Mehr als 10 Kopieren sollte es nicht werden und eine Quittung wird man mir ja bestimmt auch gerne ausstellen wollen. Das wäre also kein Problem

Abfotografieren wollte ich den Computerbildschirm eigentlich nicht. Zur Not werde ich es tun müssen. 


Perfekt wären natürlich "Ausdrucke" im PDF-Format, indem man mir die Akte ins PDF-Format ausdruckt/umwandelt und per Mail zuschickt. Schonmal jemand damit positive Erfahrungen gemacht?



Ich gehe mal davon aus, dass keine USB-Schnittstellen am Computer vorhanden sind bzw. nicht funktionieren, sodass ich mit meinem USB-Stick nicht weit komme. Bei meinen frühren Arbeitgeber waren alle USB-Schnittstellen am Computer entfernt oder zugelötet, damit man keine Daten aus dem oder in dass System bekommen kann.


Offline Wunderlich

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten? ERFAHRUNGSBERICHT
« Antwort #3 am: 13. Februar 2018, 17:12:13 »
Hallo zusammen,

ich hatte letzte Woche in meinem JC (Optionskommune) meine Akteneinsicht und wollte heute mal davon berichten.

Eine Papierakte gibt es dort nicht, sodass ich neben meiner Sachbearbeiterin am Computerarbeitsplatz platznehmen durfte und dort am Bildschirm in meine elektronische Akte einsehen konnte.

Der erste Teil der Einsicht war relativ unspektakulär, weil dort nur belanglose Daten über meine Person wie Anschrift, Kontaktdaten, Beruf, etc. gespeichert waren.


Der zweite Teil der Einsicht war dann um so spannender, denn ich erhielt Einsicht in den Notizbereich.
 
In diesem Notizbereich befanden sich zu jedem Termin ein formloses Protokoll über den Verlauf des Termins. Neben Datum und Uhrzeit waren dort der Inhalt des Gespräches, mein Verhalten während des Termins (unglaublich was man so über sich erfährt), die Beurteilungen, Einschätzungen, Meinungen und Vermutungen sowie Begründungen und die Entscheidungen meiner Sachbearbeiterin schriftlich festgehalten.
 
Es gab dort auch Noitzen über meine Anrufe beim Jobcenter (z.B. Absage wegen Krankheit oder Bitten um Terminverschiebung wegen Vorstellungsgespräche) sowie Notizen meiner Sachbearbeiterin über Telefonate und Schriftverkehr mit Maßnahmeträgern sowie anderen Fachbereichen.
Auch waren dort alle meine E-Mails und Briefe mit Datum sowie der komplette E-Mailverkehr zwischen den Sachbearbeitern hinterlegt.

Ziemlich häufig konnte ich lesen, dass meine Sachbearbeiterin nach Terminen oder bzgl. Schreiben von mir Rücksprache mit der Teamleitung gehalten hat und dann Anweisungen bekommen hat. So wurde u.a. bei einem Widerspruch meinerseits ihr mitgeteilt wie sie darauf mit welche Paragrafen zu antworten hat.


In diesen Notizbereich "kann" wirklich alles zu jedem Ereigbnis festgehalten werden. Kann...

Denn ich habe festgestellt, dass diese Notizen zu den Terminen/ Ereignissen nicht vollständig sind. Es fehlten einige bestimmte Termine und Anrufe. Von einzelnen Terminen und Anrufen, an die ich mich noch sehr gut erinnern kann, gab es überhaupt keine Notizen. Der Termin/Anruf war nichtmal im System hinterlegt, als wenn es den Termin nicht gegeben hätte. Es gab ihn aber definitiv.

Angesprochen darauf hat sie mir gesagt, dass sie dann wohl vergessen haben muss, einen Noitz zu dem Termin anzufertigen. Sehr auffälig. 

Auch habe ich festgestellt, dass Noitzen im nachhinein geändert wurden. Das ist mir aufgefallen, weil meine vorherige Sachbearbeiterin mir mal einen Bericht von ihr über mich von einer Kurzmaßnahme vorgelesen hatte, den sie mir damals aber nicht aushändigen wollte. Ich weiß noch genau, dass das Vorlesen damals recht lange dauerte. Bestimmt fünf Minuten. Ich hatte mir damals stichpunktartig ein paar Sätze aufgeschrieben. Von diesem Termin und der Notiz war letzte Woche aber nur noch ein Dreizeiler vorhanden.

Ich bat meine jetztige Sachbearbeiterin um einen Audruck von dieser Notiz und bekam diesen auch ausgedruck. Kostenlos. Darauf war dann zu sehen, dass der Termin am 05.XX.XXXX erstellt wurde, jedoch drei Tage später nochmal bearbeitet wurde. Das Datum unten am Ende unter der Notiz neben dem Kürzel meiner Sachbearbeiterin war drei Tage älter als das Erstellungsdatum.
Ich fragte nach wie das sein kann. Da müsse doch viel mehr stehen und das Datum unten ist ein älteres Datum als oben. Ich bekam als antwort, dass solche Notizen eine Woche lang bearbeitet werden können.
Ein Verlauf der Änderung gibt das System nicht her. Man kann also nicht mehr nachvollziehen was dort mal gestanden hat. Auch nicht was im nachhinein hinzugefügt wurde.

Bei einer andere Noitz war es dann ganz offensichtlich, dass zu einem späteren Zeitpunkt die Notiz nochmal bearbeitet wurde. Denn dort fing der letzten Absatz mit folgenden Worten an: "Im nachhinein betrachtet, konnten die Vermutung nicht bestätigt werden"
Da hat also meine vorherige Sachbearbeiterin nochmal die Notiz erweitert.

Und nochwas ist mir leider erst zuhause aufgefallen. Einige Notizen endeten mit einem Datum und dem Kürzel der jeweiligen Sachbearbeiter. So kann man nachvollziehen, wann und von wem die Notiz erstellt und zuletzt bearbeitet wurde. Allerdings gibt es auch mehrere Notizen wo diese nicht mit einem Datum und dem Kürzel endet.

Meine Vermutung ist, dass diese Notiz noch weiter geht, jedoch zwischendrin mit Leerzeichen aufgefüllt wurde und unten noch mal was steht und dann wie es sein muss mit dem Datum und Kürzel endet. Denn enige Notizen gehen ausgedruckt über mehrere Seite. Dem Ausdruck kann man aber nicht entnehmen, wie viele Seiten eine Notiz eigentlich umfasst. Ein Angabe wie Seite 1 von X gibt es nicht.


Ich bin jedenfalls immer noch geschockt, dass dieser Notizbereich so einfach manipulierbar ist, indem Termine und Notizen dazu erst gar nicht erstellt werden und wenn sie erstellt wurde, im nachhinein noch geändert werden können und es dazu keinen Verlauf Änderungen gibt.
Horror.

Jetzt überlege ich schon seit ein paar Tage was ich machen soll, denn den einen fehlenden Termin und die dazu fehlenden Noitzen kann ich beweisen. Es gibt dazu nämlich einen Zeugen der Datum, Uhrzeit und Inhalt bestätigen kann.


Edit: Ein kompletter Ausdruck dieser Notizen von allen Terminen und Ereignissen war nicht möglich. Als Begründung bekam ich zu hören, dass das zu aufwendig sei. Ich könne lediglich die Notizen als ausgedruck bekommen, die für meinen Widerspruch erforderlich seien.

Online Jigme

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #4 am: 13. Februar 2018, 21:57:51 »
Danke für die ausführliche Berichterstattung! Sehr interessant.

Dass die Akten bei einer Akteneinsicht nicht immer vollständig sind und zuvor "bereinigt" werden, scheint normal zu sein. Mein Bekannter arbeitet beim Gewerbeaufsichtsamt und bestätigte mir das. Dass sogar Notizen einsehbar sind wundert mich eh.

Akten müssen m. W "fälschungssicher" sein. Alles muss nachvollziehbar sein. Also durchnummeriert. Bei elektr. Akten dürfte das nicht anders sein. Wo genau das geregelt ist, habe ich vergessen, habe aber mal ein Dokument dazu gesehen, wo es um Aktenführung ging.


Zitat
Denn der öffentlich zugängliche und für jeden kostenfrei nutzbare Kopierer steht auf dem Flur.
WOW, das gibt es? Das ist Luxus. Inzw. weigern sich viele JC sogar sich Kopien von den vorgelegten und angeforderten Nachweisen zu machen.

EDIT: lol @ coolio

Derlei Daten per unverschlüsselter Mail zu versenden, würde ich abraten!
Ich habe aktuell eine Privataktion laufen, wo ich genau das bei Ministerien und div. Ämtern, Krankenkassen, Ärten etc. anmobbere, dass keine verschlüsselte E-Mail Kommunikation angeboten wird, bzw. auch Mailaustausch innerhalb von versch. Intstitiutionen unverschlüsselt erfolgt.
Acuh die Kontaktformulare mancher Seiten erfolgen nicht über https. Ein Skandal in meinen Augen.

Da werden z. T. sensible medizin. und andere Daten unverschlüsselt durchs Netz geschickt, da wird einem echt übel.
Das bestätigte mir erst gestern eine Landesdatenschützerin.

Dummerweise sind nämlich JC vom EGov ausgeschlossen.
Die BA bietet zumindest DE-Mail an, denn sie ist dazu verpflichtet lt. EGov

Auch falls meine Diskussionsbeiträge zu einer Rechtslage zutreffen, weise ich vorsorglich darauf hin, dass diese Rechte gegebenenfalls trotzdem eingeklagt werden müssen.

Offline coolio

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #5 am: 13. Februar 2018, 22:02:25 »
OT:
bei DEM Nick des TE  :grins:
Εν οίδα οτι ουδέν οίδα (Sokrates) alias: Scio nescire - zu deutsch: null Ahnung
Wer redet oder telefoniert, der verliert!
I'm with intelligents - hopefully!

Offline Cock Robin

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #6 am: 13. Februar 2018, 23:21:56 »
Damit die behördliche Aktenführung ihre rechtsstaatlichen Funktionen erfüllen kann, muss sie den Geschehensablauf vollständig und wahrheitsgetreu wiedergeben.

Hallo @all könnte für euch auch interessant sein

Den Grundsatz der Vollständigkeit der Akten hat das Bundesverfassungsgericht bereits verfassungsrechtlich unterlegt und dabei auch noch geklärt, dass Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit der in der Akte dokumentierten Informationen und Wertungen, es nicht rechtfertigen, entsprechende Aktenbestandteile zu entfernen:  Die Akten sind – so das Bundesverfassungsgericht – „die Grundlage allen weiteren behördlichen Handelns und müssen daher vollständig sein,“ soll die Behörde „ihrer aus der Bindung an Gesetz und Recht (Art. 20 Abs. 3 GG) und aus dem Rechtsstaatsprinzip folgenden Pflicht zur Objektivität nachkommen können. Die Vollständigkeit der Akten hängt dabei nicht von der inhaltlichen Beurteilung der erlangten Informationen ab. Das gilt auch, soweit es sich um eigene Bewertungen der mit der Sache befassten Bediensteten aus ihrer im Zeitpunkt der Niederschrift bestehenden Sicht der Dinge handelt. Anders wäre es allein, wenn die Wertungen, Mitteilungen usw. bereits im Zeitpunkt ihrer Aufnahme“ in die Akten durch die Behörde „nach deren eigener Kenntnis fehlerhaft oder unhaltbar wären“. Dann gebietet „die Vollständigkeitspflicht“ den Behörden „auch, schon in diesem Stadium die ihnen gegenüber deutlich gewordene abweichende Sicht der Betroffenen auch ohne förmlichen Antrag“ in den Akten „festzuhalten“ (Beschluss vom 06. Juni 1983 – 2 BvR 244/83, 2 BvR 310/83 –).

Und was vielleicht noch interessanter sein dürfte:

http://harald-thome.de/fa/harald-thome/files/E-Mail-Info-2009-09-22-Anlage-1.pdf

3. Grundsätzliche Hinweise

Eintragungen in den Freitextfeldern im Fachverfahren VerBIS sind nur zulässig, wenn sie für
die Aufgabenerledigung in der Vermittlung/ Beratung bzw. Integrationsarbeit unabdingbar
erforderlich sind.
 
Unabdingbar  erforderlich  für  die  Aufgabenerledigung  sind  Angaben  immer  dann, 
wenn  im  jeweils  konkreten  Einzelfall  die  Aufgaben  ohne  sie  nicht,  nicht  vollständig 
oder  nicht  in  rechtmäßiger  Weise  erfüllt  werden  können.  Es  genügt  insoweit  nicht, 
dass die Daten zur Aufgabenerledigung zweckdienlich oder geeignet sind. Nicht aus-
reichend  ist  auch,  dass  die  Einzelangaben  das  Bild  nur  abrunden  oder  als  Hinter-
grundinformation „nützlich“ sind. Es muss vielmehr unmöglich sein, die Aufgabe ohne
die entsprechende Angabe ordnungsgemäß zu erfüllen.

Bereits  die  Tatsache,  dass  jemand  erkrankt  ist  und/  oder  sich  in  ärztlicher  Behand-
lung befindet, unterliegt dem strafbewehrten Schutz des § 203 StGB. Es handelt sich
um Tatsachen, die als Privatgeheimnis einzustufen sind. Die Weitergabe an Dritte ist
nur  statthaft,  wenn  eine  Offenbarungsbefugnis  besteht  (in  der  Regel  nur  schriftliche 
Schweigepflichtentbindungserklärung).  Dritte  sind  dabei  nicht  nur  Stellen  außerhalb 
der BA, im Falle des § 203 StGB auch Mitarbeiter der BA, die für die Bearbeitung des
Falles  nicht  zuständig  sind.  Bei  der  Dokumentation  solcher  Sachverhalte  ist  daher 
darauf  zu  achten,  dass  diese  nur  in  Datenfeldern  erfolgen,  die  nicht  bundesweit  zu-
gänglich sind.   

Offline kaykaiser

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Re: Termin Akteneinsicht - Was gibt es zu beachten?
« Antwort #7 am: 14. Februar 2018, 01:25:17 »
[Edit: 10 Sekunden nach Erstellung dieses Beitrages, gab es schon 41 Aufrufe. Nach 30 Sekunden waren es schon über 80 und nach einer Minute schon 102. Scannen Bots gerade das Forum?]

Nö, wie kommst Du denn darauf? Du hast halt in der "rush hour" gepostet, da sind nun mal eben viele Leute hier im Forum unterwegs. Gott sei Dank, denn somit ist bewiesen, wie wichtig dieses Forum für viele geworden ist. Und es werden von Jahr zu Jahr noch mehr werden, bei dieser menschenverachtenden Sozialpolitik.   :grins:

Weiß jemand zufällig, ob bei einem Wechsel eine Art Übergabe zwischen den Mitarbeitern stattfindet und gar ein Übergabeprotokoll angefertigt wird?

Klar, die geben gewisse Informationen über ihre "Kunden" weiter, damit der/die nächste SB bereits vorgewarnt ist. Ob das nun ausschließlich mündlich oder über eine Akteneinsicht weiter gegeben wird, kannst Du nur erfahren, wenn Du selber mal rein siehst.
"Ich habe viel Geld für Alkohol, Weiber und schnelle Autos ausgegeben. Den Rest hab’ ich einfach nur verprasst." - George Best

Ich habe nichts gegen Kritiker. Ich komme aus Ironien, das liegt direkt an der sarkastischen Grenze.