Verfahrensablauf bei der Dokumentenaufnahme in die E-Akte

Begonnen von UW, 29. Januar 2025, 08:07:00

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UW

Mit der Einführung der E-Akte im Jobcenter sind verschiedene Verfahrensabläufe verbunden. Die interne Abläufe waren kaum bekannt.

Zum besseren Verständnis wurde im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes nachgefragt.  Die zuständige Datenschutzbeauftragte hat bereitwillig Auskunft gegeben.

1. Wird die gesamte Post sofort ungeöffnet an Scan-Center weitergeleitet?
2. Welche Scan-Center sind Vertragspartner (Name und Anschrift)?
3. Wie sind die Übersendungswege zum Scan-Center gesichert? Post? Einschreiben? Boten?
4. Wie erfolgt die Einfügung der Unterlagen in die entsprechenden E-Akten?
5. Welche Identifikationsmerkmale nutzt das Scan-Center? Nur die BG-Nummer?
6. Rückmeldungen belegen, dass es immer wieder einmal zu falschen Zuordnungen kommt. Wie häufig kommen solche Zuordnungsfehler in fremde Akten vor? Werden solche dokumentiert?
7. Werden Kontoauszüge eingescannt? Wenn ja welche?
8. Wird sichergestellt, dass zusammengehörige, mehrseitige Dokumente und Sendebestätigungen zusammenbleiben?
9. Was geschieht mit den Original-Dokumenten?

Verfahrensablauf bei der Dokumentenaufnahme in die E-Akte

Antworten des Jobcenter Märkischer Kreis

Die Antworten helfen teilweise zum Verständnis, warum es z.B. zu Bearbeitungsverzögerungen kommen kann oder auch Einkommensnachweise und Kontoauszüge tatsächlich nicht angemessen zeitnah, den Sachbearbeitern vorlagen.

Durch den Umweg über Scancenter sind Verzögerungen bis zu zehn Tagen möglich.