Anlage EKS: Frist - Vorlage vollständiger Unterlagen

[JoLueBla]

Guten Morgen liebe Forumsmitglieder,

es geht um die Anlage EKS.
Aus folgendem Thread konnte ich mir schon ein paar Infos ziehen:
https://hartz.info/index.php/topic,131662.0.html

Bei mir ist es so, dass in den Bewilligungsbescheiden die Rede war, dass die Buchungsunterlagen nach Ablauf des BWZ vorgelegt werden müssen.
Mir wurde mehrmals eine Frist zur Einreichung der Anlage EKS gesetzt.
Die Anlage EKS habe ich nun eingereicht.

Nun will man sämtliche Belege sehen, sprich die aller Einnahmen und Ausgaben, die ich geltend mache.

Meine Fragen:

• Da komme ich wohl nicht drum, wie ich recherchiert hatte?
• Wenn mir eine Fristverlängerung für die Vorlage der EKS gewährt wurde bzw. mehrere Fristen gesetzt werden, addieren sich diese zu einer angemessenen Frist?
• Wenn nun die Frist bis Ende Mai gesetzt wird, ist dies angemessen?
  
• Liege ich richtig, dass als angemessene Frist mindestens 2 Monate angesehen werden?
• Wenn in der Aufforderung die Vorlage der Anlage EKS/abschliessende Einkommensangaben gefordert wird, sind dann auch sämtliche Rechnungen gemeint?
  Ich frage dies, da dies (die Notwendigkeit, Ausgaben unter Vorlage sämtlicher Belege zu belegen)) im Bewilligungsbescheid (wenn auch im Fliesstext) erwähnt wurde, in den zwischendrin folgenden Schreiben mit Fristsetzungen aber teilweise nicht mehr.
  Meinte zwar, Anfang des Jahres ausser im Bewilligungsbescheides etwas von Vorlage von Belegen gelesen zu haben, aber nach Durchsichtung aller Unterlagen finde ich keine entsprechende Passage.
  Ich bin aktuell wirklich am Limit, was auch zur nächsten Frage führt:
• wie sieht es aus, sollte man erkranken? (Aktuell) bin ich am Rande der psychischen und physischen Kräfte .
  Gibt es hier das ,,Recht", nochmals eine angemessene Frist (wieder 2 Monate) zu erhalten?

Vielleicht könnt ihr helfen, mir das ein wenig aufzudröseln.


Vielen Dank euch allen - super, dass es hier so eine Hilfe gibt! 

[Ottokar]

Da komme ich wohl nicht drum, wie ich recherchiert hatte?

Nein.

Wenn mir eine Fristverlängerung für die Vorlage der EKS gewährt wurde bzw. mehrere Fristen gesetzt werden, addieren sich diese zu einer angemessenen Frist?

Wenn für die gleiche Sache mehrere Fristen gesetzt wurden, gilt immer die Höchstfrist.

Wenn nun mit Schreiben vom 07.05. die Frist bis Ende Mai gesetzt wird, ist dies angemessen?

Das kann man so pauschal nicht beantworten, denn das hängt vom Umfang der Unterlagen und der Art ab, wie diese vorliegen (Papier, Digital).

Wenn in der Aufforderung die Vorlage der Anlage EKS/abschliessende Einkommensangaben gefordert wird, sind dann auch sämtliche Rechnungen gemeint?

Natürlich, Ein- und Ausgangsrechnungen gehören ja zu den Buchungsbelegen.

wie sieht es aus, sollte man erkranken?

Wenn man wegen einer nachgewiesenen Krankheit die Frist nicht erfüllen kann, kann man beantragen, die Frist entsprechend um die Zeit der Krankheit zu verlängern.

Mal etwas Grundsätzliches dazu:
Wenn man selbständig tätig ist, gehört dazu auch eine ordnungsgemäße Buchführung mit Archivierung. Wer nicht weiß, was das ist, oder wie das geht, für den bieten Handwerkskammern und IHK kostenlose Seminare an.
Selbst wenn man alles per Hand macht und keine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware einsetzt, sollte es dazu gehören, dass man Belege regelmäßig digitalisiert (einscannt), um den gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften nachzukommen.
Dann muss man für die EKS nur noch diese digitalen Belege auf einen USB Stick kopieren und das wars.
Wer stattdessen mit einer Loseblattsammlung im Schuhkarton arbeitet, muss sich über Probleme nicht wundern.

Was die Weitergabe von Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten an das Jobcenter betrifft, so können diese geschwärzt werden, sofern eine Zuordnung der Belege in der EKS über andere Daten wie Rechnungs- oder Kundennummer möglich ist, müssen es aber nicht.
Will man Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten schwärzen, sollte man das gleich bei der Digitalisierung vornehmen und für das JC eine separate Sicherung erstellen. In der EKS muss man dann zwingend mit Rechnungs- und Kundennummern arbeiten.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist ein selbstständiger Leistungsbezieher jedoch nicht verpflichtet, Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten auf den an das Jobcenter weitergegebenen Belegen zu schwärzen. Darüber müssen diese Kunden auch nicht informiert werden.
(Quelle: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/DokumenteBfDI/Rundschreiben/Jobcenter/2-Rundschreiben-Jobcenter-GF.html?nn=409858)

Als Selbständiger und Leistungsbezieher sollte man sich möglichst eine effiziente Buchführung antrainieren, da man diese einmal für das Finanzamt und einmal für das JC vornehmen muss.
Man sollte also regelmäßig Ein- und Ausgaben buchen, Belege digitalisieren (und gegebenenfalls eine Kopie davon für das JC schwärzen) und die EKS laufend fortschreiben.
Dann erspart man sich eine Menge Probleme, Ärger und Zeit mit dem Jobcenter.

[JoLueBla]

Danke Dir, Ottokar für Deine umfangreiche Antwort!

In meinem Jobcenter.digital Account konnte ich soeben anhängende Mitteilung von heute finden.

Finde ich seltsam, da du ja per Fax angefragt hattest. Mit den Einzelheiten vom Portal kenne ich mich nicht aus. Insbesondere ob da automatisch zugestimmt wurde oder zugestimmt werden kann/muss, dass das Jobcenter dieses Portal für die elektronische Kommunikation mit dem Kunden nutzt.

und zusätzlich auch noch die Kreditkartenabrechnungen meines Partners haben. Da frage ich mich: Was hat dies mit meinem Kleingewerbe zu tun? Zumal es der Name ja schon sagt: KREDITkarte. Was geht es sie an, wieviel "Miese" er darauf hat?! Und dann noch für 6 Monate? Ist doch gar nicht rechtens! Wenn überhaupt, dann 3 Monate.

Ist die vorläufige Bewilligung nur mit dem Gewerbe begründet oder auch noch anderweitig? Wenn es nur um das Gewerbe geht, dann ist die Forderung unzulässig.

Nun bin ich noch immer nicht weiter, denn immer noch werden die Einnahmen- und Ausgabenrechnungen gefordert, Frist jetzt bis 17.11.2023.

Die EÜR war bis zum 01.10.2023 beim FA einzureichen. Dürfte also vorhanden sein. Macht für mich aber wenig Sinn, da das Steuerrecht eigentlich keine Rolle spielt und die Zahlungen durchaus unterschiedlich sein können. Davon abgesehen sehe ich in dieser Mitteilung diese Aufforderung nicht. Da ist doch nur die Rede von Einnahmen- und Ausgaberechnungen.

Allerdings "nur" das 2. Hj. 2022 und vom 1. Hj. 2023 gar keine Rede.

Wundert mich zunächst nicht. Die Frist für die abschließende Entscheidung (2. Hj 2022) läuft mit dem Ende dieses Jahres ab.

Und über die Umsatzsteuer erhalte ich ja auch nie Bestätigungen vom Finanzamt, die Überweisungen sind lediglich über meine Kontoauszüge belegt.

In lexoffice erhältst du für die Buchung ein Übermittlungsprotokoll der Umsatzsteuervorauszahlungen. Macht aber auch nur eingeschränkt Sinn, da du ja z.B. die Umsatzsteuer 2023 bis zur Umsatzsteuererklärung im Jahr 2024 noch korrigieren kannst. Beleg wäre aber grundsätzlich generierbar.

Da es sich hier um eine gemeinsame Einrichtung der Agentur für Arbeit handelt, sind die fachlichen Weisungen für die Sachbearbeiterin bindend.

Spätestens aber mit Ende des BWZ ist unter Setzung einer einzelfallabhängigen angemessenen Frist (z. B. zwei Monate bei Selbständigen) und dem schriftlichen Hinweis auf mögliche Rechtsfolgen hierzu aufzufordern. Dabei ist darüber zu belehren, dass einerseits festgestellt wird, dass kein oder ein nur teilweiser Leistungsanspruch bestand, und andererseits in diesen Fällen die vorläufig erbrachten Leistungen (teilweise) zu erstatten sind. Eine abschließende Entscheidung ist vorzunehmen, sofern die vorläufig bewilligte Leistung nicht der abschließend festzustellenden entspricht oder die leistungsberechtigte Person eine abschließende Entscheidung beantragt (§ 41a Absatz 3 Satz 1).

FA § 41a SGB II, Rn. 41a.23 (Stand: 01.07.2023)

Aus der Weisung werden zwei Dinge klar! Zum einen sind grundsätzlich 2 Monate an Frist zu gewähren und zum anderen dürfte die Rechtsfolgebelehrung nicht den Anforderungen genügen. Die SB hat lediglich darüber belehrt, dass sie dann automatisch feststellen wird, dass kein Anspruch bestand. Genügend m.E. den Anforderungen nicht, da ja generell auch ein teilweiser Leistungsanspruch bestehen kann.
....

kommt darauf an, wie das rechtlich betrachtet wird, ob man die Belege hätte vorab bereit halten müssen oder die Forderung zwar rechtlich haltbar, aber unvorhersehbar kam

Genau der Leistungsempfänger hat stets alle Dokumente bereitzuhalten, die irgendwann mal vom JC benötigt werden könnten. Zum Glück funktioniert dies so bislang nicht.

Aus o.g. Thread
https://hartz.info/index.php/topic,131662.0.html
ergibt sich der obenstehende Beitrag.
Es sind wahnsinnig viele Unterlagen, eine "lose Blatt Sammlung" ist es nicht.
Auch das digitalisieren ist nicht das Problem und in einem Tag (mit Kunden) wohl erledigt.
Dennoch muss ich die Kundendaten suchen und schwärzen, und das kostet eben Zeit, wenn man dies gewissenhaft macht.
An den Datenschutz muss ich mich hier definitiv halten.
Schliesslich hat man das Gewerbe auch weiterzuführen; nicht umsonst sitze ich z.B. um diese Uhrzeit noch über dem Thema.

Bis Ende Mai ist es absolut unrealistisch, das zu schaffen.

Was haltet ihr von den 2 Monaten?

[Sheherazade]

Bis Ende Mai ist es absolut unrealistisch, das zu schaffen.

Wahrscheinlich, wenn du bis jetzt noch nicht angefangen hast. Allerdings weißt du schon seit dem ??  was du zu erledigen hast.
 

[JoLueBla]

Bis Ende Mai ist es absolut unrealistisch, das zu schaffen.

Wahrscheinlich, wenn du bis jetzt noch nicht angefangen hast. Allerdings weißt du schon seit dem ??  was du zu erledigen hast.
 

Nein! Ich habe sogar bereits angefangen! Daher weiss ich dass die Frist nicht zu schaffen ist! Das normale Geschäft muss auch weitergehen, daneben gibt es eine Angehörige die zu Pflegen ist!

[Sheherazade]

Ich habe sogar bereits angefangen!

Wow. Ich hätte jetzt angenommen, dass man eine Woche vor Ende der 2. Frist schon fast fertig ist.

Kannst du wenigstens abschätzen wie lange du noch brauchst? Dann kannst du um eine entsprechende Fristverlängerung bitten, schriftlich versteht sich.
 

[JoLueBla]

Ich habe sogar bereits angefangen!

Wow. Ich hätte jetzt angenommen, dass man eine Woche vor Ende der 2. Frist schon fast fertig ist.

Kannst du wenigstens abschätzen wie lange du noch brauchst? Dann kannst du um eine entsprechende Fristverlängerung bitten, schriftlich versteht sich.
 

Leider nicht, privat steht das Wasser bis zum Hals (o.g. Pflegefall, Physio u. Arzttermine), dazu die Selbständigkeit die ja weiterlaufen muss.
Sitze jeden Tag nun schon zusätzlich an den Unterlagen.

Wichtig ist mir eine Frist, die ich auch halten kann.
Am günstigsten wären natürlich 2 Monate, aber ich will auch nicht unverschämt rüberkommen, schliesslich hat man auch eine Mitwirkungspflicht

[Ottokar]

Wann endete der Bewilligungszeitraum?

[Sheherazade]

Mit Schreiben vom xxx wurde schon einmal die Frist bis Mitte Mai gesetzt.

Erzähl doch mal erst, von wann genau dieses 1. Schreiben war und wann der für die Belegeinreichung maßgebliche Bewilligungszeitraum endete. Dann kann man in etwa abschätzen, ob deine Bitte um ganze 2 Monate Fristverlängerung unverschämt rüber kommen könnte.

[Ottokar]

Dennoch muss ich die Kundendaten suchen und schwärzen

Nein, das musst du nicht, wie ich bereits ausführlich schrieb.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt die Weitergabe dieser Daten an das JC "aus berechtigtem Interesse" - hier der Sicherung deiner Existenz mit Bürgergeld - ohne dass Du die Kunden darüber informieren musst. Das ist vom Bundesdatenschutzbeauftragten sowie von den Datenschutzbeauftragten der Länder offiziell anerkannt.
Den Aufwand mit dem Schwärzen kannst du dir also sparen und so auch die Frist einhalten.

[TripleH]

Eine Fristverlängerung ist keine neue Frist:

Der Senat kann offenlassen, ob eine Frist von knapp sechs Wochen regelmäßig als angemessene Frist im Sinne von § 41a Abs. 3 Satz 3 SGB II anzusehen ist. Denn bei einer Erinnerung ist die Angemessenheit der Frist nicht allein nach der erneuten Fristsetzung zu beurteilen. Zu den berücksichtigenden Umständen des Einzelfalls gehört hier auch, dass bereits mit der ersten Fristsetzung der zu den Angaben Verpflichtete, nämlich W., Gelegenheit hatte, alles in die Wege zu leiten, um die erforderlichen Angaben innerhalb der Frist tätigen und mit den notwendigen Nachweisen belegen zu können. Um dem nachkommen zu können wurde ihm lediglich noch eine Fristverlängerung eingeräumt.

http://www.sozialgerichtsbarkeit.de/node/176058

[JoLueBla]

Danke für die Antworten!

Mich wundert nur, wieso die in so krassem Widerspruch hierzu stehen:
https://hartz.info/index.php/topic,131662.165.html

(damit meine ich nicht das Thema mit der Unternehmensberatung sondern exakt das Thema schwärzen und Frist)